Dalla release 4.3.1 di Mago4 poi il modulo “Banche Avanzato” si è arricchito di una nuove interessante funzionalità : Importazione Estratti Conto e Riconciliazione Bancaria ,uno strumento molto potente e utile. Potrete importare gli estratti conto dal remote banking e registrarli velocemente in contabilità: con un solo clic anche molte registrazioni contemporaneamente.
Qualsiasi sistema “remote banking” ormai è in grado di generare gli estratti conto su file disponibili in vari formati (XML, Csv, Txt, Excel). Mago4 è in grado di importare questi file con la possibilità anche di definire per ogni singola banca un tracciato diverso. Questo rende la procedura elastica rispetto ai file che le varie banche sono in grado di produrre.
Una volta definito il tracciato è possibile procedere quindi a scaricare dai singoli sistemi Remote Banking …
… e importarli tramite la procedura apposita, capace anche di non importare per errore movimenti già presenti a sistema.
Il risultato è la generazione di un nuovo archivio, gli Estratti Conti Bancari. Questo nuova tabella contiene tutti i movimenti e tutte le informazioni presenti nel file estratto dal remote banking. Il file excel che abbiamo visto prima diventa con un clic questo archivio di Mago:
Guardiamolo assieme e notiamo due colonne molto importanti:
Riconciliato: questo flag indica se il movimento bancario è ancora da “contabilizzare” in Mago4 o è già stato elaborato. Ovviamente un estratto conto appena importato sarà ancora interamente “da riconciliare”. Man mano che i movimenti verranno gestiti saranno segnati come segnati come “riconciliati” e quindi non più proposti nella procedura di contabilizazzione.
Causale Bancaria: ogni movimento presente nel file del remote viene caratterizzato da una causale. Questa causale è uno standard bancario e ha quindi lo stesso significato su tutte le banche. Questo ci permette, tramie apposita funzione, di creare una connessione tra le causali bancarie e i modelli contabili di Mago4 potendo quindi sfruttare in fase di contabilizzazione le contropartite indicate nel modello. Anche con la capacità di definire contropartite diverse a seconda della banca su cui si contabilizza.
Definiti i tracciati delle varie banche, collegato le causali bancarie ai modelli contabili, importato i file degli estratti conto.. a questo punto possiamo procedere a utlizzare la Procedura di Riconciliazione.
Selezioniamo la banca e il periodo .. eventualmente filtriamo solo alcune tipologie di movimento per causale..
e la maschera di riconciliazione si presenta in questo modo: lo schermo è diviso in due, nella sezione alta troviamo i movimenti di estratto conto ancora da riconciliare, nella sezione bassa eventuali movimenti contabili già eseguiti sulla banca selezionata
Come possiamo procedere?
1 – Possiamo “spuntare” i movimenti contabili già presenti (registrati anticipatamente, generati da procedure automatiche quali presentazioni effetti, incassi effetti, emissione mandati). La procedura di spunta permette di abbinare il movimento bancario a una o più registrazione contabile tramite apposito tastino Collega.
I movimenti abbinati si ritengonono “spuntati”, risulteranno segnati diversamente e al prossimo utilizzo della procedura non verrano più visualizzati.
2 – Possiamo contabilizzare singolarmente..
o in modo multiplo e con un solo clic tutte le righe di estratto conto che non coinvolgono clienti o fornitori, anche in date di registrazioni differenti
.. per esempio selezionare e registrare con un clic tutte le commissioni bancarie.
3 – Possiamo chiudere le partite clienti e fornitori partendo dall’estratto conto. Importando incassi e pagamenti la procedura prova a riconoscere il cliente/fornitore dalla ragione sociale indicata nella descrizione del movimento o dall’iban del bonifico. L’utente comunque può indicare manualmente il cliente/fornitore legato alla registrazione bancaria. Il clic su movimento contabile in questo caso porterà subito al saldaconto …
Tutte le registrazioni così generate risulteranno immediatamente “rinconciliate” e la maschera dei movimenti ancora da registrare man mano si “svuoterà” lasciando solo le registrazioni ancora da effettuare.
Ovviamente a corredo di tutte queste funzionalità sono forniti report di riepilogo, di quadratura e di controllo.